100人浏览 2024-07-09 21:00:37
日常工作中，我们经常需要为表格数据填充编号，今天就跟大家分享不根据类别自动生成编号，根据类别自动生成编号（不同类别的数据有不同的编号）这两种使用场景，掌握技巧非常简单，一个公式轻松搞定！
一、不根据类别自动生成编号
如下图所示，这是一个员工薪资表，我们需要为把第一列序号设置成可以自动更新。
方法：
先把鼠标放到编号下面的第一个单元格中，然后输入公式：
=ROW()-1
点击回车，下拉填充数据
解读：
①ROW函数的作用在于返回当前单元格所在行的值，如Row(A1)的行的值为1，ROW(A2)的行的值为2。
②这样我们往下拖动函数，函数区域会自动变化为ROW(A2)、ROW(A3)……等等。最后我们在后面减去1，同样的序号就可以自动生成。删除数据的时候序号也可以自动更新。
③在上面的实例中是减去1，具体减多少根据第一行数据所在行确定。比如说我们第一个序号在第三行，那就是减去2。
当然Excel表格生成可自动更新的编号方法还有很多，今天就跟大家分享使用ROW函数这种比较常用的方法。
二、根据类别自动生成编号
如下图所示，这是一个员工薪资表，我们需要根据“部门”这个类别，不同部门的序号都从1开始，同一部门按顺序递增。
方法:
先把鼠标放到编号下面的第一个单元格中，然后输入公式：
=COUNTIF($C$2:C2,C2)
点击回车，下拉填充数据
解读：
①COUNTIF函数的作用就是返回计算区域中满足给定条件的单元格的个数。$C$2:C2是部门信息页记是数据区域，C2是具体所在部门也就是条件。
当我们往下拖动函数，函数区域会自动变化为COUNTIF($C$2:C3,C3)、COUNTIF($C$2:C4,C4)……等等，这样统计区域就会逐渐扩大，最终计算出每个部门在特定数据区域中的个数就生成的编号。
②COUNTIF函数介绍
函数功能：COUNTIF函数主要用于计算区域中满足给定条件的单元格的个数
语法结构：=COUNTIF(区域，条件)
当然，如果我们想为编号设置其它显示形式，比如说编号设置成BH001这种形式，我们可以借助TEXT函数来实现。
在目标单元格中输入公式：
="BH"&TEXT(COUNTIF($C$2:C2,C2),"000")
然后点击回车，下拉填充即可
